W dynamicznym świecie biznesu, gdzie kluczowe są płynność finansowa, przewidywalność kosztów oraz efektywność operacyjna, coraz więcej firm rezygnuje z zakupu pojazdów flotowych na rzecz wynajmu długoterminowego. Choć jeszcze kilka lat temu był to model zarezerwowany głównie dla korporacji, dziś po wynajem sięgają również małe i średnie przedsiębiorstwa, a nawet jednoosobowe działalności gospodarcze. Skąd ta zmiana? Odpowiedź jest prosta: realne korzyści finansowe i podatkowe, które mogą istotnie wpłynąć na wynik całej firmy.
Wynajem to nie koszt – to przewidywalność
W klasycznym modelu zakupu auta na firmę pojawiają się wysokie koszty początkowe, amortyzacja, zmienność cen serwisu i części oraz nieprzewidywalne wydatki związane z eksploatacją. Wynajem długoterminowy eliminuje ten problem – comiesięczna, stała rata obejmuje użytkowanie pojazdu, serwis, ubezpieczenie, a często także opony, assistance czy auto zastępcze.
Wynajem długoterminowy przekształca pojazd z kosztownego aktywa w przewidywalne narzędzie pracy. Dzięki temu przedsiębiorca nie zamraża kapitału, a jego flota pracuje na firmę, a nie odwrotnie.
To podejście daje firmom elastyczność i możliwość planowania budżetu bez ryzyka nieprzewidzianych kosztów. W szczególności doceniają to firmy, które intensywnie korzystają z pojazdów – np. w sprzedaży, logistyce, serwisie czy transporcie.
Odliczenie VAT od wynajmu samochodu – kiedy 100%, a kiedy 50%?
Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT może odliczyć podatek VAT z faktur za wynajem samochodu osobowego w wysokości 50% lub 100%. Pełne odliczenie przysługuje, jeśli spełnione są wszystkie poniższe warunki:
- prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu,
- sporządzony został regulamin użytkowania samochodu w firmie,
- pojazd został zgłoszony do Urzędu Skarbowego na formularzu VAT-26,
- samochód wykorzystywany jest wyłącznie do celów działalności gospodarczej.
Brak spełnienia któregokolwiek z tych warunków skutkuje możliwością odliczenia jedynie 50% VAT z faktur za wynajem auta.
Zasady te dotyczą zarówno faktur za wynajem pojazdu, jak i kosztów jego eksploatacji, takich jak paliwo, usługi serwisowe czy myjnia.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT, koszty wynajmu samochodu osobowego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu do limitu 150 000 zł, (lub 225 000 zł dla elektrycznych). Wartość ta ustalana jest na podstawie umowy najmu.
W przypadku pojazdu użytkowanego zarówno służbowo, jak i prywatnie, podstawą limitu jest wartość netto powiększona o 50% naliczonego VAT. Przy wynajmie krótkoterminowym (poniżej 6 miesięcy), obowiązuje wartość przyjęta do celów ubezpieczeniowych.
Jak podaje poradnikprzedsiebiorcy.pl „Jeśli wartość samochodu przekracza 150 000 zł, koszty najmu należy proporcjonalnie przeliczyć według wzoru: wartość faktury × (150 000 zł ÷ wartość pojazdu)”[1]
Kapitał niezamrożony – kapitał pracujący
Inwestowanie w flotę na własność oznacza często konieczność wyłożenia znaczącej kwoty – czy to jako wpłata własna, czy pełna wartość auta przy zakupie za gotówkę.
To kapitał, który mógłby być wykorzystany w inny sposób: rozwój produktu, marketing, ekspansja zagraniczna czy zatrudnienie specjalistów.
Wynajem długoterminowy pozwala „uwolnić” ten kapitał – miesięczna rata stanowi niewielkie, przewidywalne obciążenie finansowe w zamian za pełną funkcjonalność pojazdu. Warto przy tym dodać, że w wynajmie nie martwimy się utratą wartości rezydualnej – to ryzyko ponosi firma wynajmująca.
Nowoczesna flota. Wizerunek i bezpieczeństwo
Niezależnie od wielkości firmy, nowoczesna flota pojazdów wpływa na postrzeganie marki – przez klientów, partnerów biznesowych i pracowników. Regularna wymiana aut co 2–4 lata w wynajmie długoterminowym gwarantuje, że samochody są nie tylko estetyczne i nowoczesne, ale też bezpieczne i ekonomiczne.
Dodatkowo, nowsze pojazdy oznaczają mniejsze spalanie, niższą emisję spalin i mniej awarii – a to z kolei przekłada się na realne oszczędności oraz mniej przestojów operacyjnych.
Czy to się zawsze opłaca?
Oczywiście, jak każda forma finansowania, wynajem długoterminowy nie jest rozwiązaniem uniwersalnym. Firmy o bardzo specyficznych potrzebach flotowych (np. ciężkie modyfikacje pojazdów, długoterminowe użytkowanie w trudnym terenie) mogą nadal preferować zakup lub leasing. Ale dla zdecydowanej większości przedsiębiorstw – zwłaszcza z sektora MŚP – wynajem jest obecnie najefektywniejszym narzędziem zarządzania flotą.
Wynajem długoterminowy to dziś nie tylko trend, ale przemyślane narzędzie finansowo-operacyjne, które pozwala firmom działać sprawniej, bezpieczniej i z większą przewidywalnością kosztów. Korzyści podatkowe, brak konieczności angażowania kapitału, optymalizacja bilansowa oraz uproszczenie procesów flotowych – to tylko niektóre z powodów, dla których warto rozważyć to rozwiązanie.
Na dynamicznym rynku przewagę zyskują ci, którzy potrafią zarządzać zasobami z głową. Flota samochodowa nie musi być ciężarem – może być elastycznym i skalowalnym narzędziem rozwoju.
Równie atrakcyjną alternatywą dla wynajmu może być leasing operacyjny, szczególnie dla firm planujących wykup auta po zakończeniu umowy. W przeciwieństwie do wynajmu, leasing nie zawsze obejmuje pełnej obsługi (np. serwisów czy opon), ale za to pozwala na niższe miesięczne raty przy dłuższym okresie użytkowania. Wartością dodaną jest możliwość wykupu auta i dalszego jego użytkowania lub sprzedaży. Dla firm, które traktują samochód jako inwestycję, leasing może być korzystniejszym, bardziej elastycznym rozwiązaniem. Więcej o leasingu operacyjnym możesz przeczytać tutaj.
Star Fleet wspiera przedsiębiorców w budowaniu efektywnej i nowoczesnej floty dzięki wynajmowi długoterminowemu. Oferujemy dostęp do najnowszych modeli samochodów bez konieczności angażowania wysokiego kapitału początkowego. Nasze rozwiązania pozwalają na łatwe dostosowanie liczby pojazdów do aktualnych potrzeb firmy, ograniczenie kosztów eksploatacyjnych oraz pełną kontrolę nad budżetem. Z nami flota staje się narzędziem wzrostu – nie obciążeniem.
[1] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-odliczenie-podatku-vat-od-faktur-za-wynajem-samochodu-osobowego 09.12.2024
